Yohanes F. Halan, SE.,Ak,CA,BKP

(Chartered Accountant & Registered Tax Consultant)

Setiap organisasi baik itu laba atau nirlaba tentunya diharapkan selalu menunjukkan trend perkembangan ke arah yang lebih baik. Perkembangan sebuah organisasi dapat dinilai dari beberapa aspek baik itu peningkatan omset, penguasannya pangsa pasar, penambahan modal, atau penambahan cabang atau unit bisnis baru. Pada tulisan ini akan difokuskan pada organisasi dengan tujuan laba (selanjutnya akan disebut dengan Perusahaan).

Perusahaan yang semakin luas aktivitasnya sebagai akibat dari pertumbuhan yang pesat mestinya sudah mulai mengubah cara pandang dari Bisnis Toko menjadi Bisnis Industri. Bisnis Toko adalah cara pandang sederhana terkait pengelolaan sebuah entitas bisnis. Fokusnya adalah keuntungan jangka pendek. Sedangkan cara pandang Bisnis Industri adalah cara pandang yang melihat bisnis dalam rentang jangka panjang sebagai sebuah mekanisme berkesimbungan. Selanjutnya, keuntungan yang hendak dicapai bukan hanya sejumlah uang yang diperoleh dari selisih antara pendapatan dengan pengeluaran namun pada pertumbuhan bisnis secara keseluruhan. Dalam hal ini termasuk perluasan market share, modal kerja, hingga efektifitas manajemen.

Perubahan cara pandang ini mestinya diikuti dengan perubahan cara kerja. Biasanya perubahan cara pandang ini tidak berjalan mulus apabila pemilik atau top management hanya mengubah struktur organisasinya tanpa mengubah cara kerja.  Ada perbedaan yang mencolok antara bisnis toko dengan bisnis industri adalah pembagian kerja.  Bisnis toko cenderung untuk memanfaaatkan semua pekerja untuk melakukan semua perkejaan. Selanjutnya semua pekerja diharapkan melakukan pekerjaan secara bersama-sama. Tujuanya untuk menghemat waktu dalam penyelesaian tugas tersebut. Cara kerja ini sangat mungkin dijalanan dalam lingkup usaha kecil. Sebagai konsesuensi dari kerja bersama-sama ini adalah tidak dapat diukurnya kinerja dari tiap-tiap perkerja yang terlibat. Pada sisi lain, bisnis industri akan lebih memfokuskan pada spesialisasi pekerja sesuai dengan keahlian masing-masing. Mekanisme kerjanya bukan lagi “kerja bersama-sama” melainkan “kerja sama”. Manajemen akan menentukan visi besarnya dan semua bagian/divisi akan menterjemahkan ke dalam cara kerja masing-masing. Evaluasi berkala akan dilakukan untuk mensinkronkan kinerja dari semua bagian/divisi agar terwujudnya visi besar yang sudah ditetapkan tersebut.

Seiring perkembangan bisnis, top management atau bisa jadi pemilik perusahaan tidak bisa lagi mengontrol secara keseluruhan setiap unit bisnisnya. Mekanisme evaluasi pun nampak hanya sebatas angka-angka tanpa meyakini kebenaran angka yang dievaluasi tersebut. Kondisi ini tentu tidak bisa dihindari mengingat berkembangnya sebuah bisnis pasti diikuti dengan bertambah kompleknya transaksi yang terjadi. Pada kondisi seperti ini  ini dibutuhkan sebuah divisi/bagian untuk memastikan keseluruhan aktivitas telah dilakukan dengan benar. Divisi ini yang biasanya dikenal dengan sebutan Internal Audit (IA).

Pertimbangan akan kebutuhan IA terkadang melewati diskusi panjang mengingat keberadaan divisi ini bisa membawa implikasi psikologis bagi pekerja yang sudah “nyaman” dengan cara kerja mereka. Namun mengingat  kebutuhan perusahaan yang harus dimenangkan maka apabila manajemen puncak sudah tidak mampu lagi mengontrol keseluruhan usaha maka keberadaan  IA adalah sebuah keharusan.

Peranan Internai Audit

Mendengar istilah Internal Audit biasanya yang terpikir adalah “mata-mata” yang digunakan oleh Top management untuk mengawasi para pekerja. Pandangan seperti ini dapat dipahami karena kebanyakan manajemen puncak masih menggunakan cara berpikir seperti itu. Namun keberadaan IA akan memberikan manfaat lebih besar dari sekedar menjadi “mata-mata”. Dalam perkembangannya IA juga berevolusi menjadi sebuah divisi yang siap membantu manajamen puncak untuk memberikan saran perbaikan bagi kemajuan perusahaan. IA dalam melaksanakan tugasnya akan berpegang pada standar prakteknya yaitu: Independensi, Keahlian Profesional, Ruang Lingkup Pekerjaan, dan Pelaksanaan Pekerjaan Audit. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa IA dalam melakukan pekerjaannya harus patuh pada standar profesi. Lebih lanjut, IA tidak hanya berfokus pada menemukan persoalan, tetapi juga memberikan rekomendasi perbaikan atas persoalan tersebut. Atas persetujuan manajemen, rekomendasi perbaikan tersebut dijalankan. IA juga masih melakukan pemantauan atas pelaksanaan rekomendasi perbaikan yang disetujui oleh manajemen tersebut.

Pelemahan Fungsi Internal Audit

Pada kenyataannya pekerjaan IA tidak semuanya berjalan lancar bahkan tidak sedikit divisi IA harus dibubarkan karena top management tidak memberikan dukungan memadai untuk divisi tersebut. Persoalan yang dapat menjadi pemicunya adalah membiarkan semua lini manajemen “memanfaatkan” divisi IA. IA selayaknya berada di luar aktivitas operasional. Namun pada kenyataannya IA dapat “dimanfaatkan” divisi lainya untuk mengamankan aktivitas mereka. Tujuannya adalah apabila ada kesalahan yang ada di divisi tersebut, IA menjadi “sasaran tembak” yang paling tepat sebagai pihak yang lalai dalam melakukan pengawasan. Fungsi pengendalian internal yang seharusnya berada pada divisi masing-masing dilimpahkan ke divisi IA. Divisi IA yang seharusnya berperanan dalam menilai efektivitas pengendalian internal dari setiap divisi justru dilimpahi tugas untuk menjalankan sistem pengendalian internal setiap divisi tersebut. Kondisi ini akan “memaksa” IA untuk keluar dari prinsip independensi karena terlibat dalam aktivitas operasional. Maka sudah dapat dipastikan bahwa IA tidak akan maksimal dalam menjalankan fungsinya

Kesimpulan:

Divisi Internal Audit dalam kapasitasnya akan memberikan manfaat besar bagi perusahan apabila difungsikan secara benar. Perusahaan yang sudah memutuskan untuk membentuk divisi ini semestinya memberikan wewenang yang memadai agar tidak terjebak dalam kepentingan jangka pendek divisi lain yang “memanfaatkan” divisi IA. Terkait perusahaan yang baru berkembang yang sudah memutuskan untuk mengubah cara berpikir dari bisnis toko menjadi bisnis industri, keberadaan IA akan memberikan warna kerja tersendiri untuk keseluruhan bisnis. Cara kerja “bekerja sama” akan menjadi efektif mengingat IA berperan sebagai penilai yang handal untuk memastikan setiap divisi berada dalam koridornya  masing-masing  dalam keselarasan pencapaian visi perusahaan.